Von der Einzelunternehmung zur GmbH (Teil 2)
Vorgehen beim Wechsel und was Wichtiges zu berücksichtigen ist
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In diesem Beitrag geht es um den Wechsel von einer Einzelunternehmung zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Aus der Praxis kenne ich viele Fälle, bei denen sich Unternehmer dazu entschieden haben, diesen Schritt zeitnah zu wagen. In der Regel hat man irgendwann eine Geschäftsidee, nimmt die Tätigkeit auf und ist relativ schnell als Einzelunternehmung unterwegs. Das ist für den Anfang insbesondere mit einem kleinen Business praktisch, denn es ermöglicht ein unkompliziertes Herantasten und das Geschäftsmodell kann auf dem Markt erprobt werden. Sobald es dann aber ans Wachstum oder in einen riskanteren Bereich geht, lohnt es sich, eine seriöse Abklärung zur geeigneten Gesellschaftsform vorzunehmen. Je nach den Unternehmensbedürfnissen, der finanziellen Situation sowie der Grösse und Haftungsfrage/Anonymität, wechseln die meisten zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder sogar direkt zur Aktiengesellschaft (AG).
Da das Thema relativ umfangreich ist, habe ich es in zwei Teile aufgesplittet:
TEIL 1: Die wichtigsten Vor- und Nachteile sowie einige Beweggründe
TEIL 2: Vorgehen beim Wechsel und was Wichtiges zu berücksichtigen ist
1. Schritt-für-Schritt zur GmbH – der Gründungsprozess
1.1. Gründung vorbereiten
Wahl des Firmennamens (muss den Zusatz GmbH enthalten; Name sollte im zentralen Firmennamenregister noch verfügbar sein / ZEFIX)
Zweck der Firma und Geschäftsadresse sorgfältig definieren: Beide Angaben werden in die Statuten aufgenommen. Eine spätere Änderung – etwa bei Umzug oder neuer Geschäftsausrichtung – erfordert eine öffentliche Beurkundung und ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Deshalb lohnt es sich, von Anfang an gründlich zu planen.
Wahl der Gesellschafter und Geschäftsführenden
Erstellen der Statuten (Gesellschaftsvertrag). Enthalten sein sollten u. a.:
Firma, Sitz, Zweck
Höhe und Verteilung des Stammkapitals
Regelungen zur Geschäftsführung und Vertretung
Einberufung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen (auch Online-Meetings sind möglich)
Regelungen zu Kapitalerhöhungen, Anteilsübertragungen etc.
1.2. Kapital auf Sperrkonto einzahlen
Stammkapital von mindestens CHF 20’000.– wird auf ein spezielles Kapitaleinzahlungskonto bei einer Schweizer Bank einbezahlt.
Die Bank stellt eine Bestätigung für das Notariat aus.
1.3. Öffentliche Beurkundung beim Notar
Notar beurkundet die Gründung.
Dokumente: Gründungsurkunde, Statuten, Kapitaleinzahlungsbestätigung, evtl. Sacheinlageverträge.
1.4. Eintrag ins Handelsregister
Notar reicht die Unterlagen beim zuständigen Handelsregisteramt ein.
Nach Prüfung und Genehmigung erfolgt die offizielle Eintragung – die GmbH ist jetzt rechtskräftig gegründet.
1.5. AHV / MwSt / Versicherungen
Anmeldung bei der Ausgleichskasse (AHV, ALV, Familienzulagen)
Anmeldung bei der Unfallversicherung (obligatorisch)
Prüfung der BVG-Pflicht (Betriebsgrösse, Lohnhöhe)
Mehrwertsteuer: Ab CHF 100’000.– Umsatz obligatorisch. Aber auch bei tieferem Umsatz kann sich eine freiwillige Unterstellung lohnen – etwa bei hohen Investitionen (Vorsteuerabzug) oder beim Bezug ausländischer Dienstleistungen (siehe Beitrag zur Bezugssteuer).
2. Was kostet die GmbH-Gründung?
Dauer: In der Regel min. 2–3 Wochen bis zur Handelsregistereintragung.
3. Typische Stolpersteine
Unvollständige oder unklare Statuten – vor allem bei Abstimmungen, Online-Versammlungen oder Anteilsübertragungen.
Sacheinlagen ohne saubere Dokumentation – unbedingt Bewertung und Sacheinlagebericht erstellen lassen.
Versicherungen vergessen – insbesondere Pensionskasse, Unfallversicherung und Lohnabrechnungen bei Geschäftsführern.
Herausforderungen für ausländische Gründer – Für Personen ohne Schweizer Wohnsitz oder Niederlassungsbewilligung kann die Gründung stark erschwert sein. In vielen Fällen wird mindestens ein Geschäftsführer mit Wohnsitz in der Schweiz und Niederlassungsbewilligung C verlangt. Je nach Nationalität kann sogar ein aktiver Mitgründer mit Schweizer Wohnsitz notwendig sein.
4. Unterstützung bei der GmbH-Gründung
Für Gründerinnen und Gründer, die nicht alles selbst organisieren möchten, gibt es kompetente und kostengünstige Unterstützung:
Fazit:
Die Gründung einer GmbH ist ein gut strukturierter Prozess – mit einigen zusätzlichen Anforderungen im Vergleich zur Einzelfirma. Wichtig ist auch: Mit der GmbH kommt eine erweiterte Buchführungspflicht. Während bei der Einzelfirma mit weniger als CHF 500’000.– Umsatz die einfache Buchhaltung genügt, ist bei der GmbH eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang gesetzlich vorgeschrieben, unabhängig vom Umsatz. Auch ein Revisionsverzicht muss korrekt geregelt werden.
Wer sich dieser Pflichten bewusst ist und sich gut vorbereitet, schafft eine stabile Basis für den unternehmerischen Erfolg. Im nächsten Teil werfen wir einen Blick auf die steuerlichen Unterschiede zwischen Einzelfirma und GmbH – und klären, wann sich Lohn, Dividende oder beides lohnt.
PS: ich freue mich immer über ein Feedback zum Beitrag oder Anregungen/Ergänzungen